Хаос в системе управления проектами

Частая проблема

В чем большой недостаток систем управления? Это хаос, который появляется через некоторое время использования системы. Проблемы, которые обычно к этому приводят:

  • слишком много старых и ненужных тикетов / проектов,
  • пользователи забывают вносить актуальную информацию в систему управления,
  • сложно найти конкретную задачу,
  • невозможно найти нужные документы,
  • общение происходит вне тикетов, а в мессенджерах либо при личном разговоре,
  • решения не доводятся до всех заинтересованных сторон,
  • долгая обратная связь.

Решение, реализованное в WMS54

Слишком много старых тикетов / проектов

В WMS54 реализован лайфтайм - максимальное время, за которое проект, вектор или задача должны быть выполнены. Когда срок лайфтайма подошел к концу, то объект подсвечивается и его можно отправлять в архив либо продлить его лайфтайм. Такая функция позволяет вовремя избавляться от уже ненужных задач, векторов или проектов, оставляя только необходимые объекты.

Пользователи забывают вносить актуальную информацию в систему управления

По большей части именно руководство отвечает за то, чтобы приучить сотрудников вносить актуальную информацию в систему. Однако мы создали некоторые фичи, которые будут способствовать решению данной проблемы:

  • Напоминание о заполнении ежедневного отчета. В начале и в конце рабочего дня система напоминает сотрудникам, что они должны заполнить отчет.
  • reminder
  • Напоминание о проверке актуальности задач, векторов, проектов. Если объекты в WMS54 (и информация в них) уже не актуальны, система напомнит о том, что нужно пересмотреть необходимость их нахождения в системе.
  • Автоматическая отчетность, получаемая на основании данных из ежедневных отчетов сотрудников. Если сотрудник будет забывать отмечать в системе задачи, над которыми он работал, или не логать время, то это будет видно руководству из автоматической отчетности. Руководитель сможет вовремя выявлять то, что сотрудники не заносят информацию в систему, и реагировать на проблему.

Сложно найти конкретную задачу

В WMS54 встроена удобная система фильтрации, которая дает следующие возможности.

Сотруднику:

  • посмотреть сразу все закрепленные за сотрудником задачи и информацию о них (к каким проектам они относятся, какой у них приоритет, трекер и статус, когда были созданы);
  • отсортировать задачи в зависимости от этапа их выполнения;
  • просмотреть задачи, в которых были изменения за определенный период;
  • посмотреть только проектные, публичные или приватные задачи.

Руководству:

  • сортировать задачи и вектора проекта по следующим критериям: этап выполнения, изменение за определенный срок, ответственный за задачу/вектор;
  • посмотреть дэшборд конкретного сотрудника и сортировать его задачи.

Невозможно найти нужные документы

В WMS54 есть возможность создавать документы внутри системы, причем они будут относиться к определенному проекту. Поэтому, если необходим какой-либо документ, можно зайти в документацию проекта и быстро его найти. Это может сделать каждый участник проекта.

documentation

Общение происходит вне тикетов, а в мессенджерах либо при личном разговоре

В WMS54 реализована быстрая и прозрачная система связи: коммуникация происходит прямо в задачах. Более того, для удобства мы добавили возможность отправлять голосовые сообщения. Вся информация, касаемая задачи, будет находится в этой задаче.

Решения не доводятся до всех заинтересованных сторон

Если Вы хотите, чтобы информация была донесена до всех заинтересованных сторон, воспользуйтесь следующими решениями в WMS:

1) Когда Вы хотите сообщить кому-либо любую информацию, касаемую задачи, вектора либо проекта, Вы можете упомянуть его через @ и написать сообщение. Человек, который должен прочесть Ваш комментарий, увидит уведомление и ознакомиться с нужной информацией. Таким образом все заинтересованные стороны будут осведомлены.

mention

2) Когда задача прошла определенный этап работы, Вы отправляете уведомление об этом заинтересованным лицам, переведя статус задачи и назначив их ответственными за задачу. Таким образом можно удобно и быстро оповестить сотрудников о том, что они могут приступать к работе.

notification

Долгая обратная связь

Система уведомлений сразу же информирует человека о том, что в задаче произошли изменения и от него ожидается ответ, что ускоряет получение обратной связи.

В будущем планируется добавить функцию получения уведомлений через телеграм, что сделает процесс оповещения более удобным и быстрым.

Вывод

Хаос в системе управления может возникать по очень многим причинам, причем это могут быть как серьезные недоработки, так и мелкие неудобства системы, которые приводят к большой неразберихе. Мы продолжаем разрабатывать WMS54 и учитывать при этом все новые и новые причины, которые могут повлечь за собой возникновение хаоса в системе.